Perancang Sistem Informasi

PERANCANG SISTEM

“Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi “

Disusun oleh :

Yusnia Pohan       ( 2011. 35. 1484)

  Yuniasih Solifah    ( 2012. 35. 1805)

Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Ahmad Dahlan Jakarta

2014/2015

PERANCANG SISTEM INFORMASI

Pengertian Perancang Sistem

            Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem. Pengertian perancang sistem menurut para ahli diantaranya :

             Menurut Susanto (2004:332) Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi.

            Menurut John Burch & Gary Grudnitski perancang sistem atau Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

            Sedangkan menurut George M. Scott perancang sistem atau Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikanapa yang mesti diselesaikan ; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

            Jadi dapat disimpulkan bahwa perancang sistem dapat diartikan sebagai :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan

yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen

perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Tujuan Perancang Sistem

Tahap Perancangan / Desain Sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar

3. Untuk mengawasi proses dari sistem

4.Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat

            Sehingga dapat tercapainya sasaran sebagai berikut :

a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan, data harus mudah ditangkap, metode harus mudah diterapkan, informasi mudah dihasilkan, mudah dipahami.

b. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan.

c. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan keputusan.

d. Desain sistem harus memberikan komponen sistem informasi secara rinci, meliputi data, informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan, sumber daya manusia yang dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendaliannya .

Langkah – langkah Perancang Sistem

Adapun langkah – langkah perancang sistem sebagai berikut :

1.    EVALUASI ALTERNATIF-ALTERNATIF RANCANGAN

     Perancangan system harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik. Oleh karena itu aspek yang sangat penting dalam perancangan system adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternatif - alternatif terutama rancangan.

     PERHITUNGAN ALTERNATIF-ALTERNATIF RANCANGAN : Dalam merancang system yang lengkap ada dua pendekatan umum. Yang pertama adalah merancang system benar-benar dari awal. Yang kedua perancang memilih dan merekomendasikan system pra-buat (yang telah dirancang).
     PENJELASAN ALTERNATIF : Jika daftar alternatif - alternatif utama telah dibuat, setiap alternatif harus didokumentasikan dan dijelaskan. Dalam alternatif perancangan tersentralisasi setiap divisi memberikan data akuntansi ke system computer pusat.

     MENGEVALUASI ALTERNATIF-ALTERNATIF : Jika setiap alternatif telah disusun dan didokumentassikan dengan seksama akan memudahkan untuk membandingkan alternatif - alternatif tersebut. Kriteria utama untuk memilih alternatif untuk implementasi adalah biaya kontra manfaat, Selain itu alternatif terpilih harus memenuhi seluruh tujuan-tujuan system yang utama. Faktor penting lainnya adalah kelayakan.

2.    PEMBUATAN SPESIFIKASI - SPESIFIKASI RANCANGAN

     Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi - spesifikasi rancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja lembur dari keluaran ke masukan. Sejalan dengan tujuan-tujuan system perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses.

3.    PEMBUATAN DAN PENYAMPAIAN SPESIFIKASI PERANCANGAN SISTEM

     Spesifikasi - spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencakup masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual. Untuk pemrosesan data, kebutuhan rincian-rincian yang barkaitan dengan perangkat keras dan perangkat lunak harus disajikan.

Pertimbangan – pertimbangan Perancangan Umum

Adapun pertimbangan perancangan umum yaitu :

1.     PERANCANGAN KELUARAN (Output)

     Perancangan output atau keluran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya. Tipe output dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :

a.    Eksternal : tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai. Contoh : faktur, chek, tanda tertima pembayaran, dll.

b.    Internal : tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai. Contoh : laporan – laporan terinci, laporan – laporan ringkasan, dll.

     Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya. Prinsip efektifitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system, karena investasi dalam system informasi sama seperti  pengeluaran anggaran modal lainnya—harus dievaluasi dengan dasar  biaya/manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan hasil manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan system tertentu.

2.    PERANCANGAN DATABASE

     Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintregrasikan kumpulan dari data yang saling berhubugan satu dengan lainnya.

     Ada beberapa prinsip penting yang di terapkan dalam perancangan database yaitu bahwa database perusahaan harus di padukan. Keterpaduan berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur - unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan . Pertimbangan penting lainnya adalah standarisasi , yaitu seluruh unsur - unsur data dimasukan dalam format standard dan membuat nama jika digunakan untuk digunakan lebih dari satu tempat.

     Tipe file dalam perancangan database yaitu :

a.         File Master : Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu tertentu.

b.          File Input / Transaksi : Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data

tersebut akan diolah oleh komputer

c.        File Laporan :  Berisi informasi yang akan ditampilkan

d.        File Sejarah / Arsip : Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi disimpan untuk

keperluan masa datang

e.       File Backup / Pelindung : Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu

f.        File Kerja / Temporary File : Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara

g.        File Library : Berisi program-program aplikasi atau utility program

3.    PEMPROSESAN DATA

     Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan.  Penting untuk memastikan bahwa seluruh system pemprosesan data perusahaan berjalan sesuai dengan rencana umum . Sering kali perusahaan harus menetapkan tingkat kompabilitas tertentu antara ,computer yang digunakan untuk akuntansi dan otomasi kantor atau system pemrosesan kata.

4.    Perancangan Input

     Tujuan dari perancangan input adalah untuk mengefektifkan biaya pemasuk data, untuk mencapai keakuratan yang tinggi, dan untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai. Tipe input (masukan) dari perancang sistem dibagi menjadi 2 yaitu:

·      Eksternal : pada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasi. Contoh : faktur pembelian, kwintansi – kwintansi dari luar organisai, dll.

·      Internal : pada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem. Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll.

     Yang perlu diperhatikan dalam perancangan input (msukan) adalah :

·      Tipe input

·      Fleksibel format

·      Kecepatan

·      Akurat

·      Metode verifikasi

·      Mudah dikoreksi

·      Keamanan

·      Mudah digunakan

·      Kompatibel dengan sistem lain

·      Biaya yang ekonomis.

5.    Perancangan Kontrol

     Tujuan dari perancangan kontrol ini agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan , kerusakan serta kegagalan proses sistem.

Ancaman sistem biasanya timnul karena :

a.    Kesalahan manusia (lalai, kurang pelatihan).

b.    Perangkat lunal yang bersifat merusak / menipu (salami technique, trojan horse, logic bomb, worm, dan virus).

c.    Penyadapan.

d.   Pengaksesan yang tidak sah.

e.    Perubahan / kehilangan database.

f.     Kegagalan landasan teknologi.

Tehknik – tehknik Perancangan

1.    Bagan Arus (Flow Chart)

     Merupakan alat yang digunakan untuk :

a.    dokumentasi sistem yang sudah ada.

b.    Mendesain sistem baru.

c.    Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.

            Sistem flow chart  adalah suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan atau arus data dan operasi secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan procedure-procedure yang terdapat didalam sistem.

            Manfaat sistem flow chart ini adalah mampu memvisualisasi arus data dan hubungan yang rumit secara jelas. Dalam membuatnya sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Untuk lebih jelasnya symbol-simbol dapat dilihat pada tabel berikut

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar

3. Untuk mengawasi proses dari sistem

4.Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat

2.    Bagan Arus Dokumen

     Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented). Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a.    Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.    Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.    Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.     Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

3.    Bagan Arus Sistem

     Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

4.    Data Flow Diagram (DFD)

     Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
Elemen dalam suatu DFD :

a.    Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.     Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.    Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.    Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

5.     Bagan Arus Program

                Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program. Setelah perancangan sistem dibuat (oleh system analys), maka kini giliran programmer membuat  programnya. File data yang harus dibuat sesuai dengan data store yang tercipta di DFD.

            Program yang dibuat mengikuti langkah-langkah proses yang ada di DFD, selain itu

ditambah lagi dengan program umum untuk filing, yaitu Input (memasukkan data, menyisipkan data,

dan menambah data), Proses (menghapus, mengganti, mengolah, dsb.), Output (membuat laporan/

sesuai DFD, menampilkan data, dsb.).

            Selain perancangan sistem di atas, programmer perlu memanfaatkan alat-alat bantu lain, seperti kamus data (data dictionary) yang berfungsi untuk mendefinisikan setiap elemen data, sehingga dapat mencegah data yang salah yang dimasukkan ke komputer. Misalkan, program harus mengecek apakah isian tentang NPM sudah benar, jangan sampai user mengetik misalkan NPM dengan awalan karakter ‘9’ karena NPM di Gunadarma maksimal karakter ‘5’, dan sebagainya.

     Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

a)    Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

b)    Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

c)    Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

d)    Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

e)    Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

6.     Bagan IPO dan HIPO

     Bagan IPO : Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.

     Bagan HIPO : Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Kesimpulan :

Jadi dapat disimpulkan bahwa perancang sistem dapat diartikan sebagai :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan

yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen

perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Yang tujuannya adalah :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar

3. Untuk mengawasi proses dari sistem

4.Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat

PERANCANG SISTEM

“Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi “

Disusun oleh :

Yusnia Pohan       ( 2011. 35. 1484)

  Yuniasih Solifah    ( 2012. 35. 1805)

Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Ahmad Dahlan Jakarta

2014/2015

PERANCANG SISTEM INFORMASI

Pengertian Perancang Sistem

            Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem. Pengertian perancang sistem menurut para ahli diantaranya :

             Menurut Susanto (2004:332) Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi.

            Menurut John Burch & Gary Grudnitski perancang sistem atau Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

            Sedangkan menurut George M. Scott perancang sistem atau Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikanapa yang mesti diselesaikan ; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.

            Jadi dapat disimpulkan bahwa perancang sistem dapat diartikan sebagai :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan

yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen

perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Tujuan Perancang Sistem

Tahap Perancangan / Desain Sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar

3. Untuk mengawasi proses dari sistem

4.Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat

            Sehingga dapat tercapainya sasaran sebagai berikut :

a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan, data harus mudah ditangkap, metode harus mudah diterapkan, informasi mudah dihasilkan, mudah dipahami.

b. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan.

c. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan keputusan.

d. Desain sistem harus memberikan komponen sistem informasi secara rinci, meliputi data, informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan, sumber daya manusia yang dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendaliannya .

Langkah – langkah Perancang Sistem

Adapun langkah – langkah perancang sistem sebagai berikut :

1.    EVALUASI ALTERNATIF-ALTERNATIF RANCANGAN

     Perancangan system harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik. Oleh karena itu aspek yang sangat penting dalam perancangan system adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternatif - alternatif terutama rancangan.

     PERHITUNGAN ALTERNATIF-ALTERNATIF RANCANGAN : Dalam merancang system yang lengkap ada dua pendekatan umum. Yang pertama adalah merancang system benar-benar dari awal. Yang kedua perancang memilih dan merekomendasikan system pra-buat (yang telah dirancang).
     PENJELASAN ALTERNATIF : Jika daftar alternatif - alternatif utama telah dibuat, setiap alternatif harus didokumentasikan dan dijelaskan. Dalam alternatif perancangan tersentralisasi setiap divisi memberikan data akuntansi ke system computer pusat.

     MENGEVALUASI ALTERNATIF-ALTERNATIF : Jika setiap alternatif telah disusun dan didokumentassikan dengan seksama akan memudahkan untuk membandingkan alternatif - alternatif tersebut. Kriteria utama untuk memilih alternatif untuk implementasi adalah biaya kontra manfaat, Selain itu alternatif terpilih harus memenuhi seluruh tujuan-tujuan system yang utama. Faktor penting lainnya adalah kelayakan.

2.    PEMBUATAN SPESIFIKASI - SPESIFIKASI RANCANGAN

     Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi - spesifikasi rancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja lembur dari keluaran ke masukan. Sejalan dengan tujuan-tujuan system perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses.

3.    PEMBUATAN DAN PENYAMPAIAN SPESIFIKASI PERANCANGAN SISTEM

     Spesifikasi - spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencakup masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual. Untuk pemrosesan data, kebutuhan rincian-rincian yang barkaitan dengan perangkat keras dan perangkat lunak harus disajikan.

Pertimbangan – pertimbangan Perancangan Umum

Adapun pertimbangan perancangan umum yaitu :

1.     PERANCANGAN KELUARAN (Output)

     Perancangan output atau keluran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya. Tipe output dapat dibedakan menjadi 2 yaitu :

a.    Eksternal : tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai. Contoh : faktur, chek, tanda tertima pembayaran, dll.

b.    Internal : tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai. Contoh : laporan – laporan terinci, laporan – laporan ringkasan, dll.

     Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya. Prinsip efektifitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system, karena investasi dalam system informasi sama seperti  pengeluaran anggaran modal lainnya—harus dievaluasi dengan dasar  biaya/manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan hasil manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan system tertentu.

2.    PERANCANGAN DATABASE

     Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintregrasikan kumpulan dari data yang saling berhubugan satu dengan lainnya.

     Ada beberapa prinsip penting yang di terapkan dalam perancangan database yaitu bahwa database perusahaan harus di padukan. Keterpaduan berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur - unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan . Pertimbangan penting lainnya adalah standarisasi , yaitu seluruh unsur - unsur data dimasukan dalam format standard dan membuat nama jika digunakan untuk digunakan lebih dari satu tempat.

     Tipe file dalam perancangan database yaitu :

a.         File Master : Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu tertentu.

b.          File Input / Transaksi : Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data

tersebut akan diolah oleh komputer

c.        File Laporan :  Berisi informasi yang akan ditampilkan

d.        File Sejarah / Arsip : Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi disimpan untuk

keperluan masa datang

e.       File Backup / Pelindung : Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu

f.        File Kerja / Temporary File : Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara

g.        File Library : Berisi program-program aplikasi atau utility program

3.    PEMPROSESAN DATA

     Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan.  Penting untuk memastikan bahwa seluruh system pemprosesan data perusahaan berjalan sesuai dengan rencana umum . Sering kali perusahaan harus menetapkan tingkat kompabilitas tertentu antara ,computer yang digunakan untuk akuntansi dan otomasi kantor atau system pemrosesan kata.

4.    Perancangan Input

     Tujuan dari perancangan input adalah untuk mengefektifkan biaya pemasuk data, untuk mencapai keakuratan yang tinggi, dan untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti oleh pemakai. Tipe input (masukan) dari perancang sistem dibagi menjadi 2 yaitu:

·      Eksternal : pada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasi. Contoh : faktur pembelian, kwintansi – kwintansi dari luar organisai, dll.

·      Internal : pada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem. Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll.

     Yang perlu diperhatikan dalam perancangan input (msukan) adalah :

·      Tipe input

·      Fleksibel format

·      Kecepatan

·      Akurat

·      Metode verifikasi

·      Mudah dikoreksi

·      Keamanan

·      Mudah digunakan

·      Kompatibel dengan sistem lain

·      Biaya yang ekonomis.

5.    Perancangan Kontrol

     Tujuan dari perancangan kontrol ini agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan , kerusakan serta kegagalan proses sistem.

Ancaman sistem biasanya timnul karena :

a.    Kesalahan manusia (lalai, kurang pelatihan).

b.    Perangkat lunal yang bersifat merusak / menipu (salami technique, trojan horse, logic bomb, worm, dan virus).

c.    Penyadapan.

d.   Pengaksesan yang tidak sah.

e.    Perubahan / kehilangan database.

f.     Kegagalan landasan teknologi.

Tehknik – tehknik Perancangan

1.    Bagan Arus (Flow Chart)

     Merupakan alat yang digunakan untuk :

a.    dokumentasi sistem yang sudah ada.

b.    Mendesain sistem baru.

c.    Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.

            Sistem flow chart  adalah suatu bagan yang menunjukkan arus pekerjaan atau arus data dan operasi secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan procedure-procedure yang terdapat didalam sistem.

            Manfaat sistem flow chart ini adalah mampu memvisualisasi arus data dan hubungan yang rumit secara jelas. Dalam membuatnya sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Untuk lebih jelasnya symbol-simbol dapat dilihat pada tabel berikut

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar

3. Untuk mengawasi proses dari sistem

4.Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat

2.    Bagan Arus Dokumen

     Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented). Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a.    Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.    Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.    Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.     Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

3.    Bagan Arus Sistem

     Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :
-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

4.    Data Flow Diagram (DFD)

     Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
Elemen dalam suatu DFD :

a.    Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.     Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.    Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.    Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

5.     Bagan Arus Program

                Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program. Setelah perancangan sistem dibuat (oleh system analys), maka kini giliran programmer membuat  programnya. File data yang harus dibuat sesuai dengan data store yang tercipta di DFD.

            Program yang dibuat mengikuti langkah-langkah proses yang ada di DFD, selain itu

ditambah lagi dengan program umum untuk filing, yaitu Input (memasukkan data, menyisipkan data,

dan menambah data), Proses (menghapus, mengganti, mengolah, dsb.), Output (membuat laporan/

sesuai DFD, menampilkan data, dsb.).

            Selain perancangan sistem di atas, programmer perlu memanfaatkan alat-alat bantu lain, seperti kamus data (data dictionary) yang berfungsi untuk mendefinisikan setiap elemen data, sehingga dapat mencegah data yang salah yang dimasukkan ke komputer. Misalkan, program harus mengecek apakah isian tentang NPM sudah benar, jangan sampai user mengetik misalkan NPM dengan awalan karakter ‘9’ karena NPM di Gunadarma maksimal karakter ‘5’, dan sebagainya.

     Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

a)    Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

b)    Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

c)    Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

d)    Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

e)    Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

6.     Bagan IPO dan HIPO

     Bagan IPO : Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.

     Bagan HIPO : Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Kesimpulan :

Jadi dapat disimpulkan bahwa perancang sistem dapat diartikan sebagai :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan

yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen

perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Yang tujuannya adalah :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar

3. Untuk mengawasi proses dari sistem

4.Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat