BAB
I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi
(TI) yang berkembang dewasa ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai kegiatan
bisnis karena sebagai sebuah teknologi yang menitik beratkan pada pengaturan
sistem informasi dengan penggunaan komputer, TI dapat memenuhi kebutuhan
informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan, dan akurat.
Teknologi informasi (TI) turut berkembang sejalan dengan perkembangan peradaban
manusia. Kemajuan TI juga berpengaruh signifikan pada perkembangan akuntansi
yang kegiatannya tidak terlepas dari teknologi informasi tersebut. Semakin maju
TI semakin banyak pengaruhnya pada bidang akuntansi.
Perkembangan Teknologi Informasi
(TI) yang berkembang dewasa ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai
kegiatan bisnis karena sebagai sebuah teknologi yang menitik beratkan pada
pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, TI dapat memenuhi
kebutuhan informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan, dan
akurat. Teknologi informasi (TI) turut berkembang sejalan dengan perkembangan
peradaban manusia. Kemajuan TI juga berpengaruh signifikan pada perkembangan
akuntansi yang kegiatannya tidak terlepas dari teknologi informasi tersebut.
Semakin maju TI semakin banyak pengaruhnya pada bidang akuntansi.
B. Rumusan
Masalah
Adapun rumusan masalah pembahasan
sistem penjualan dan manufaktur tanggap cepat adalah :
1. Apa
yang dimaksud dengan penjualan dan manufaktur tanggap cepat ?
2. Apa
yang dimaksud Teknologi identifikasi otomatis Teknologi pembuatan barcode,
karakteristik-karakteristik barcode ?
3.
Apa saja komponen-komponen system
penjualan tanggap cepat, pemrosesan transaksi dalam system penjualan tanggap
cepat, pertimbangan-pertimbangan pengendalian intern
khusus.?
BAB
IIPEMBAHASAN
A.
Pengertian
Istilah sistem tanggap cepat-Quick
response system tampaknya sudah menjelaskan maksudnya sendiri. Tentunya
sistem ini adalah yang ‘cepat’ dan“responsif”. Tetapi arti dari konsep tangaap
cepat jauh lebih mendalam. Sistem tanggap cepat penting bagi gerakantotal
quality performance (TQP) perusahaan. TQP (kadang-kadang juga disebut
total quality management-TQM)adalah filosofi untuk melaksanakan sesuatu
yang tepat dengan tepat pada saatpertama. TQP mensyaratkan produksi berkualitas
tinggi, efisiensi operasional, dan perbaikan terus menerus dalam operasi. TQP
menekankan “kepuasan pelanggan” sedemikian rupa hingga tercapai “obsesi
pelanggan”. Dalam lingkungan dunia bisnis yang sangat kompetitif, TQP adalah
strategi untuk dapat bertahan hidup. Beberapa teknologi berinteraksi agar
sistem tanggap cepat menjadi feasible. Standarisasi perangkat keras dan
software dan pergeseran ke arah sistem terbuka telah membuat hubungan antar
sistem komputer menjadi lebih mudah. Pertukaran data elektronik (electronic
data interchange-EDI) adalah hal penting bagi sistem tanggap cepat.
Walaupun EDI penting, tetapi hal itu saja tidak mencukupi. Identifikasi kode
bar (bar code) produk dengan menggunakan kode produk universal (Universal
Product Code-UPC) dan teknologi scanning, seperti pada terminal
perusahaan eceran (ritel) di titik penjualan (point of sale -
POS),adalah contoh teknologi penting lainnya. Kode bar UPC di-scan
dengan teknologi.
POS pada anjungan(counter) ke
luar di toko eceran merupakan titik awal dari rangkaian kegiatan yang akan
berakhir dengan item, yaitu item yang tepat, yang persediaannya perlu segera
diisi kembali agar dapat segera dijual kembali. Ini sangat penting dalam dunia
eceran, di mana fads, yaitu permintaan pelanggan atas produk tertentu
dapat dan benar-benar berubah dengancepat. Apa yang dijual tahun lalu, bulan
lalu, atau bahkan minggu lalu boleh jadi tidak lagi diminati pelanggan saat
ini.
EDI yang menghubungkan sistem
komputer perusahaan pengecer dengansistem komputer pemasok akan menghilangkan
pemprosesan kertas dan memungkinkan untuk menempatkan dan memproses pesanan
pembelian secara cepat, sehingga mendukung pengiriman tanggap cepat. Pemasok
dapat juga membuat tagihan untuk pengecer melalui EDI. Dalam beberapa kasus,
pembayaran Transfer Dana Secara Elektronik (electronic funds transfer-EFT)
dapat dilakukan oleh pengecer ke rekening pemasok. Semua kejadian ini,termasuk
pengambilan pesanan dari persediaan pemasok, dapat dilakukan tanpa keterlibatan
manusia.
Contohnya
v Just-in-Time (JIT)
Sistem penjualan eceran tanggap
cepat mirip dengan sistem persediaan just-in-time (JIT) yang digunakan
manufaktur. Pesanan pembelian untuk barang-barang persediaan dibuat berdasarkan
konsep “permintaan-tarik” dan bukannya berdasarkan suatu interval tetap
(bulanan atau mingguan) secara “dorong” untuk memenuhi tingkat persediaan
tertentu.
Pada lingkungan yang tidak berbasis
JIT, proses seperti itu hanya berlangsung terputus-putus. Kumpulan (batch)
produk yang serupa secara periodik diproses untuk memenuhi kebutuhan masa kini
dan rencana masa datang.
Biaya kegiatan “set up” biasanya
timbul setiap kali suatu batch dan biayanya umumnya sama, tidak tergantung
pada ukuran pemrosesan batch. Sebagaimana makna dari kata rencana,
sistem batch menggunakan konsep “dorong” dalam mencapai efisiensi.
Ukuran batch yang ekonomis (efisien) dihasilkan dengan menggunakan
rumus-rumus, seperti yang terdapat pada model EOQ (Economic Order Quantity).
Untuk lingkungan non JIT, misalnya pada penjualan eceran, pesanan atas produk
baru diproses secara periodik sebagai batch dan dikirimkan kepada
pemasok untuk melengkapi lagi persediaan. Persediaan dijaga dalam tingkat
tertentu yang memadai untuk mengantisipasi kebutuhan masa datang.Biaya
pemesanan (set up) diminimalkan dengan menerapkan konsep EOQ
untukkeputusan pemesanan kembali.
Lingkungan JIT merupakan suatu
lingkungan arus yang berkelanjutandan bukannya lingkungan batch. JIT
mensyaratkan operasi pemrosesan secara kontinu, untuk meminimalkan atau
mengeliminasi persediaan secara keseluruhan.JIT juga mengeliminasi kesia-siaan
dalam proses manufaktur dan menekankan adanya pengembangan secara terus-menerus
dalam operasi. JIT adalah konsep yang mirip dengan TQM, dan dalam banyak hal
sebagai aspek penting dalam TQM.
Dalam JIT, kegiatan pemrosesan
muncul dengan konsep “tarikan”.Kegiatan (seperti pemesanan produk baru) terjadi
hanya pada saat dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Permintaan
pelanggan, yang ditandai oleh order penjualan saat ini, “menarik” (menyebabkan
pemicu) pesanan mulai dari pemrosesan permintaan ulang; akibatnya dilakukanlah
pesanan kepada pemasok. Pesanan kepada pemasok didasarkan pada penjualan yang
aktual untuk mengisi kembali persediaan yang telah terjual. Permintaan
penjualan saat ini”menarik” (secara otomatis memicu) terjadinya pesanan untuk
mengisi persediaan. Pedagang eceran dapat memesan dengan dasar kecenderungan
pembelian yang terjadi saat ini.
v Web Commerce
Web Commerce disebut juga perdagangan dengan
jaringan internet.Penjualan melalui jaring internet (World Wide Web)
merupakan bagian integraldari perekonomian. Penjualan tersebut menyediakan
banyak keuntungan baik bagi konsumen maupun penyedia barang. Keuntungan bagi
konsumen adalah sebagai berikut :
- Tidak perlu antri untuk dilayani oleh pramuniaga atau
mendapatkaninformasi produk.
- Melalui software berbasis jaring internet yang
canggih, seorang pelanggandapat memperoleh jawaban yang cepat atas
pertanyaan yang kompleksmengenai produk yang bersangkutan
- Transaksi berbasiswebbiasanya dilindungi dengan
fasilitas enkripsi untukalasan keamanan.
Keuntungan bagi penyedia barang:
- Penghematan biaya karena adanya pemesanan secara
otomatis
- Pengkodean elektronis secara otomatis atas data
transaksi
- Rendahnya biaya overhead. Seluruh toko internet dapat
ditampung dalamsatu komputer desktop.
- Barang dapat dipasarkan ke segenap penjuru dunia
- Pemutakhiran, pengenalan produk baru dan perubahan
harga dapat dilakukansecara cepat.
Yang banyak menjadi perhatian
masyarakat dalam pembelian melalui Web adalah aspek keamanan dan
perlindungan data pribadi. Berdasarkan alasan tersebut, American Institute of
Public Accountant mensponsori adanya “label persetujuan” Web Trust yang
dapat diterbitkan oleh para akuntan publik yang telah secara khusus terlatih,
untuk diberikan kepada situs Web yang memenuhi kriteria.
v Electronic Data Interchange (EDI)
Pertukaran data elektronik (EDI)
adalah pertukaran dokumen bisnis dari-komputer-ke-komputer melalui jaringan
komunikasi. EDI berbeda dengan E-mail di mana pengiriman pesan e-mail
dibuat dan diinterpretasikan oleh manusia (orang ke orang), sedangkan
pesan-pesan EDI dibuat dan diinterpretasikan oleh komputer. Standar EDI untuk
publik, khususnya ANSIX.12, telah memberikan dampak besar terhadap pengembangan
sistem tanggap cepat. Standar EDI untuk publik menyediakan rancangan umum untuk
pertukaran data, dan dengan demikian mengurangi biaya dan kesalahan referensi
silang kode oleh pihak-pihak dalam transaksi EDI.
EDI yang menghubungkan sistem
komputer perusahaan pengecer dengan sistem komputer pemasok akan menghilangkan
pemprosesan kertas danmemungkinkan untuk menempatkan dan memproses pesanan
pembelian secara cepat, sehingga mendukung pengiriman tanggap cepat. Pemasok
dapat jugamembuat tagihan untuk pengecer melalui EDI. Dalam beberapa kasus,
pembayaran Transfer Dana Secara Elektronik (electronic funds transfer-EFT)
dapat dilakukan oleh pengecer ke rekening pemasok. Semua kejadian ini,termasuk
pengambilan pesanan dari persediaan pemasok, dapat dilakukan tanpa keterlibatan
manusia.
v Computer-Integrated Manufacturing (CIM)
Sistem Komputer Terpadu Manufaktur
(CIM) adalah pendekatan terpadu untuk pemanfaatan teknologi informasi pada
perusahaan manufaktur. Komponen-komponen sistem CIM biasanya mencakup
stasiun-stasiun kerja perancangan berbantuan komputer (computer-aided design-CAD),
sistem pengendalian dan monitoring produksi secara real-time, serta
sistem pemesanan dan pengendalian persediaan. Komponen-komponen CIM dihubungkan
melalui jaringan computer dan dilengkapi dengan sistem software yang dirancang
untuk mendukung operasi yang terdistribusi. CIM mengurangi biaya informasi, dan
melalui EDI, memungkinkan hubungan yang lebih dekat antara produsen, pemasok,
dan pelanggan.
Otomasi data sumber mengenai
kegiatan produksi adalah hal yang penting bagi CIM, karenanya, kode bar yang
dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanning merupakan
komponen-komponen sistem yang penting. Jika Anda melihat bagian bawah badan
sebuah mobil baru, anda akan melihat banyak simbol kode bar pada banyak bagian,
simbol kode bar yang serupa dengan kode bar UPC yang lazim terdapat pada
produk-produk konsumsi. Kode bar, yang lazim terdapat pada barang- barang
pabrik maupun pada barang-barang konsumsi, memungkinkan komputer atau robot
untuk mengidentifikasi material, memproses informasi, dan memulai prosedur apapun
yang diperlukan.
B. Teknologi identifikasi otomatis
Anda tentu
mengenal barcode? Sebuah kode-kode tertentu yang diekspresikan dengan susunan
garis-garis hitam (bar) dan putih (space) yang berbeda ketebalannya seperti
ditunjukkan pada Gambar 1. Kebutuhan terhadap identifikasi keberadaan suatu
barang (item) secara otomatis (Auto-ID) di bidang industri, perdagangan dan
distribusi logistik melahirkan penggunaan barcode ini lebih dari 30 tahun yang
lalu.
Gambar 1.
Barcode.
Buku-buku
dan produk-produk yang dijual di toko buku dan supermarket misalnya selalu
dilengkapi dengan barcode untuk memudahkan identifikasinya saat pendataan atau
pembayaran di kasir dengan menggunakan sebuah alat pembaca (reader). Satu set
barcode terdiri dari beberapa kode, dimana satu kode terdiri dari 7 unit garis
warna hitam atau putih yang jika berdampingan akan terlihat garis hitam atau
putih yang lebih tebal.
1. Dari
barcode menuju ke RFID
Walau
terbukti murah dan dapat dipakai di berbagai bidang, barcode ini ternyata
mempunyai banyak kelemahan yaitu selain karena hanya bisa diidentifikasi dengan
cara mendekatkan barcode tersebut ke sebuah reader, juga karena mempunyai
kapasitas penyimpanan data yang sangat terbatas dan tidak bisa diprogram ulang
sehingga menyulitkan untuk menyimpan dan memperbaharui data dalam jumlah besar
untuk sebuah item.
Salah satu
solusi menarik yang kemudian muncul adalah menyimpan data tersebut pada suatu
silikon chip. RFID yang merupakan singkatan dari Radio Frequency Identification merupakan teknologi identifikasi
baru yang dalam pengoperasiannya terjadi kontak antara transponder (tag) atau
divais pembawa data yang terbuat dari silikon chip dilengkapi sebuah radio
antena kecil dan reader yang terhubung dengan sistem komputer. Kontak antara
RFID tag dengan reader tidak dilakukan secara kontak langsung atau mekanik
melainkan dengan pengiriman gelombang electromagnet. Berbeda dengan smart card
yang biasa dipakai di kartu telepon atau kartu bank yang juga menggunakan
silikon chip, kode-kode RFID tag bisa dibaca pada jarak yang cukup jauh.
Untuk sebuah produk
hasil pertanian yang dijual di supermarket, jika selama ini dengan menggunakan barcode
hanya data jenis produk yang mampu tersimpan, di masa datang diharapkan
RFID tag mampu menyimpan tidak hanya data jenis produk namun juga misalnya
untuk sebuah produk beras dapat diketahui daerah asal produksi beras, kapan
beras itu pertama kali ditanam dan dipanen, metode penanaman dan pembuatannya,
bahkan nama dan data petaninya secara otomatis. Keuntungan lain adalah kasir
maupun pembeli dapat mengetahui total harga barang yang ada di keranjang
belanja dalam waktu sekejap, atau bahkan kasir bisa mengetahui barang-barang
yang mungkin saja dikutil oleh pembeli yang tidak diletakkan di keranjang
belanja.
Aplikasi lain
penggunaan RFID misalnya dalam pengiriman barang yang selalu dapat diawasi
secara real time (waktu sebenarnya) dalam waktu yang tak lama lagi dapat
terwujud. Mr. Tanaka yang tinggal di Tokyo akan mengirimkan paket kepada rekan
bisnisnya Ms. Colin di London, dimana paket tersebut dilengkapi RFID tag
sehingga bisa selalu diamati rute perjalanannya. Mr. Tanaka dapat mengetahui
lokasi-lokasi paket tersebut pada waktu tertentu dengan mengaksesnya melalui
internet saat paket itu mulai dikirim dari rumah Mr. Tanaka di Shibuya sampai
ke Bandara Narita, dia juga tahu kapan paketnya diangkut ke dalam pesawat JAL
di Narita dan kapan paketnya diturunkan dari pesawat di Bandara Heathrow, lalu
akhirnya paket itu ada dalam perjalanan dari bandara sampai di kediaman Ms.
Colin di London. Hal ini semua bisa dilakukan karena paket yang dilengkapi RFID
tag itu teridentifikasi oleh reader-reader yang terpasang pada gate-gate
yang dilaluinya, yang tak mungkin dilakukan jika proses identifikasi itu tidak
secara otomatis dan tidak menggunakan gelombang electromagnet.
2. Ubiquitous network
Mungkin dalam beberapa waktu terakhir kita pernah
mendengar istilah ubiquitous computing, atau ubiquitous network.
Kata ubiquitous menurut kamus Merriam-Webster bisa diartikan sebagai ada di
berbagai tempat dalam waktu yang sama. Sehingga konsep ubiquitous computing,
atau ubiquitous network itu mungkin bisa diterjemahkan secara sempit misalnya
sebagai kemampuan akses ke sebuah network (internet) di mana saja. Konsep
ubiquitous network diharapkan akan menjadi semakin luas di masa depan berkat
hadirnya teknologi RFID. Teknologi yang ada saat ini hanya mampu mengenal dan
mengidentifikasi divais-divais elektronik yang terhubung dengan internet dengan
IP address saja.
Di masa depan, dengan berkembangnya pemanfaatan
teknologi RFID ini, tidak hanya divais-divais elektronik seperti computer, PDA
atau telepon seluler tetapi juga bahkan diharapkan semua barang-barang
non-elektronik yang ada di sekitar kita dapat diidentifikasi secara otomatis.
Perkembangan ini juga seiring dengan lahirnya teknologi internet protocol baru
yang disebut IPv6 yang menggunakan 128 bit address yang berarti mampu mengakomodasi
lebih dari 3x1038 alamat. Sementara IPv4 yang ada saat ini hanya
memiliki 32 bit address sehingga alamat-alamat yang tersedia terasa sudah
sangat terbatas. Teknologi RFID ini diharapkan dapat mewujudkan suatu
infrastruktur baru yang mengubah gaya hidup dan peradaban suatu kelompok
masyarakat di masa depan seperti juga perubahan-perubahan yang terjadi pada
gaya hidup masyarakat sejak lahirnya komputer dan internet.
Gambar 2. Teknologi-teknologi baru pengubah peradaban manusia?
3.Problematika dan etika
Tak lama lagi, lingkungan kita akan mengenal diri kita
bahkan tanpa kita sadari berkat teknologi- teknologi IPv6, RFID atau teknologi
sensor lainnya. Laporan menunjukkan bahwa di banyak negara jumlah telepon
seluler melampaui telepon biasa (non-seluler), bahkan di negara-negara tertentu
perbandingan antara jumlah saluran telepon seluler dan total saluran telepon
sudah melampaui angka 90%. Masyarakat di Tokyo misalnya, sebagian besar dari
mereka selalu terhubung dengan internet dengan membawa telepon seluler di saat
bepergian. Nantinya, informasi-informasi yang ada di RFID tag di pesawat
telepon seluler kita, dan reader-reader yang tersebar di seluruh pelosok kota
misalnya di setiap ticket gate di stasiun-stasiun kereta, akan
diperbaharui dengan adanya komunikasi antara RFID tag dan RFID reader, saat
kita melintas di dekat gate-gate tersebut. Dengan cara ini, seorang boss di
kantor dapat mengecek apakah salesman-salesman di kantornya bekerja baik
menawarkan produk-produk perusahaan itu kepada pelanggan atau tidak. Sebuah
keuntungan bagi perusahaan namun pelanggaran privasi bagi salesman yang merasa
selalu diamati langkahnya.
Sebelum kita menilai apakah teknologi seperti ini
melanggar privasi atau tidak, mari kita melihat kasus lain. Sebuah SD di
provinsi Wakayama di Jepang akan mencoba penggunaan RFID tag yang akan dipasang
di tas sekolah dan tag nama di seragam siswanya. Sementara RFID reader akan
dipasang di pintu gerbang sekolah, dan berbagai lokasi di dalam sekolah. Dengan
cara ini reader akan mencatat apakah ada murid yang membolos atau tidak dan
mengirim e-mail secara otomatis kepada orang tua murid yang membolos itu. Cara
ini juga dapat mencegah jika ada orang yang tidak dikenal masuk ke dalam
lingkungan sekolah atau terjadi tindakan ijime atau penindasan/kenakalan di
antara sesama murid yang marak terjadi di sekolah-sekolah di Jepang. Dengan
tambahan instalisasi RFID reader di jalur-jalur yang dilalui murid-murid
diharapkan dapat mencegah kasus penculikan dan menjamin keselamatan
murid-murid.
Kalau beberapa waktu lalu perkembangan RFID masih
terhambat dengan mahalnya harga sebuah RFID tag, sekarang RFID tag sudah dapat
diproduksi dengan harga 5-cent (dalam satuan dollar Amerika). Dalam waktu yang
tak lama, diharapkan harga RFID tag bahkan bisa jatuh harganya sampai 1 cent
atau lebih murah lagi. Sehingga meluasnya pemanfaatan dan penerapan teknologi
RFID sudah tidak akan disangsikan lagi, karena biaya penerapan teknologi baru
ini sudah tidak menjadi persoalan.
Persoalan yang tersisa adalah distribusi informasi
yang berhubungan dengan privasi seseorang. Karena penyalahgunaan wewenang akses
informasi ini akan melebihi dari penyadapan suara atau apa yang bisa diamati
oleh seorang admin terhadap user nya pada sebuah internet network. Seseorang
akan tercatat semua gaya hidupnya dengan terinstalisasinya RFID reader di
berbagai pelosok kota, di mulai dari pagi hari saat keluar rumah sampai pulang
saat malam hari, karena dalam sehari dia menggunakan kendaraan umum sebagai
alat transportasinya, juga karena dia harus belanja di supermarket atau convenient
store untuk kebutuhannya, dan lain sebagainya. Pemerintah dalam hal ini
harus menjadi pelopor dengan menetapkan peraturan yang dapat mencegah
terjadinya pelanggaran privasi oleh pengguna maupun penyelenggara sistem identifikasi
ini. Juga sektor industri pembuat sistem RFID ini tentunya juga harus mampu
menyediakan teknologi yang menggunakan teknologi nirkabel (wireless) ini
mengakomodasi bandwidth yang cukup untuk kebutuhan dan dapat diakses dengan
cepat dan aman. Hanya reader yang terautorisasi sajalah yang dapat mengakses
tag.
Perusahaan Hitachi tahun lalu mengeluarkan produk baru
untuk RFID tag yang disebut μ-chip yang tak lebih besar dari sebongkah garam.
Berbeda dengan RFID tag yang ada sebelumnya yang menggunakan external antena,
μ-chip yang 0.4x0.4-mm2 ini menggunakan internal antena yang dibuat di dalam
silicon chip. Dengan ditambah kemasan yang baik, μ-chip dapat dipasang tidak
hanya di produk yang dijual di supermarket, namun juga di uang kertas untuk
mencegah pemalsuan mata uang mengingat terbatasnya foundry di dunia ini
yang bisa memproduksi silikon chip. Atau bisa juga RFID-tag itu diselipkan di
tag merek-merek pakaian atau langsung ke tekstil itu sendiri sehingga kita
bahkan bisa tahu misalnya waktu terakhir kita mencuci pakaian itu di mesin
cuci. Yang tentu menjadi berbahaya kalau RFID-tag di pakaian kita bisa terbaca
oleh suatu reader yang tidak berhak sehingga semua jenis pakaian yang kita
kenakan termasuk pakaian dalam tentunya. Kasus ini bukan mengada-ada, karena
pelanggaran privasi serupa ini menyebabkan kekhawatiran di kalangan masyarakat
yang menyebabkan terjadinya demonstrasi menentang penggunaan RFID di sebuah
kota di Jerman beberapa waktu yang lampau.
Kasus penerapan teknologi RFID ini lah yang mungkin
bisa disebut sebagai contoh dibutuhkannya kode etik dalam dunia teknologi dan
engineering, seperti juga adanya kode etik dalam lingkungan kedokteran, hukum,
maupun sastra.
C.
Sistem Penjualan Tanggap Cepat
Tanggung jawab utama untuk mengidentifikasi perusahaan besar
yang terjadi dalam pasar ada pada pemasar perusahaan. Lebih dari kelompok lain
dalam perusahaan pemasar harus menjadi penelusuran trend pencari peluang.
Walaupun setiap manager dalam sebuah organisasi perlu mengobservasi lingkungan
luar, pemasar memiliki dua kelebihan: mereka telah mendisiplinkan metode-metode
untuk mengumpulkan informasi dan menghabiskan banyak waktu untuk berinteraksi dengan
para pelanggan dan mengobservasi persaingan.
Beberapa perusahaan telah mengembangkan system informasi pemasaran yang
dapat menyediakan informasi yang cepat
dan rinci bagi manajemen perusahaan mengenai keinginan, preferensi (kesukaan),
dan perilaku pelanggan.
Meskipun demikian,
masih banyak perusahaan yang tidak mempunyai kecanggihan informasi. Banyak yang
tidak mempunyai departemen riset pemasaran. Banyak juga perusahaan yang
mempunyai departemen riset pemasaran kecil yang tugasnya terbatas pada pada
penyusunan prakiraan rutin, analisis penjualan, dan survey untuk kejadian
tertentu. Selain itu banyak manajer yang mengeluh karena tidak tahu dimana
informasi penting yang menentukan keberhasilan dapat diperoleh diperoleh di
perusahaan itu; memperoleh terlalu banyak informasi yang tidak dapat digunakan
dan terlalu sedikit informasi yang sungguh-sungguh yang mereka butuhkan.
Terlalu terlambat memperoleh informasi yang penting. Dan meragukan akurasi
informasi yang mereka terima. Di masyarakat yang mengandalkan informasi seperti
saat ini, perusahaan yang memiliki informasi yang lebih unggul akan menikmati
keunggulan bersaing. Perusahaan dapat memilih pasar dengan lebih baik, dan
melaksanakan rencana pemasaran dengan lebih baik.
Setiap perusahaan
harus mengorganisasi dan menyebarkan arus informasi pemasar yang
berkesinambungan kepada para manajer pemasarannya. Perusahaan mempelajari
kebutuhan informasi para manajernya dan merancang system informasi pemasaran (marketing information system-MIS) untuk
memenuhi kebutuhan itu. Syistem informasi pemasaran (SIP) terdiri dari orang,
peralatan, dan prosedur untuk mengumpulkan, menyortir, menganalisis,
mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi sesuai kebutuhan, tepat dan akurat kepada para pembuat keputusan
pemasaran. System informasi pemasaran dikembangkan dari catatan perusahaan
internal, kegiatan inteligensi pemasaran, dan riset pemasaran.
System informasi pemasaran harus merupakan titik persilangan
antara apa yang dianggap perlu oleh para manajer, apa yang sesungguhnya diperlukan oleh para manajer tersebut, dan
apa yang dianggap layak secar ekonomis. Komite SIM internal dapat mewawancarai
para manajer pemasaran melalui metode lintas bagian untuk mengungkapkan
kebutuhan informasi mereka.
·
Pencatatran Internal dan Intelejensi
Pemasaran
Para manajer
pemasaran mengandalkan laporan internal mengenai pesanan, penjualan, harga,
biaya, level persediaan, piutang, utang, dan sebagainya. Dengan menganalisis
informasi itu, para manajer pemasaran dapat menemukan peluang dan masalah yang
penting.
·
Siklus Pesanan Sampai dengan
Pembayaran
Inti
system pencatatan internal adalah siklus pesanan sampai dengan pembayaran.
perwakilan penjualan, pedagang perantara, dan pelanggan mengirimkan surat pesanan
ke perusahaan. Departemen penjualan mempersiapkan faktur penjualan memberikan
beberapa salinannya ke berbagai departemen. Jenis barang yang persediaannya
habis akan di pesan kembali. Jenis barang yang di kirim harus disertai dengan
dokumen pengiriman dan dokumen penagihan yang juga dibuat rangkap dan diberikan
ke berbagai departemen.
Perusahaan-perusahaan masa kini perlu melakukan tahap-tahap itu secara
cepat dan akurat. Para pelanggan lebih menyukai perusahaan yang dapat
menjanjikan pengiriman barang yang tepat waktu. Para pelanggan dan tenaga
penjualan mengirimkan surat pesanan melalui faksimile atau e-mail. Gudang yang
terkomputerisasi memenuhi pesanan itu secara cepat. Departemen pemfakturan
mengirimkan faktur secepat mungkin. Makin banyak perusahaan yang menggunakan
internet dan ekstranet untuk meningkatkan kecepatan, ketepatan, dan efisiensi
siklus pesanan sampai dengan pembayaran.
·
Basis Data, Gudang Data, Dan
Penggalian Data
Perusahaan dewasa ini mengorganisasi informasi mereka ke
basis data-basis data dari basis data yang berbeda-beda. Sebagai contoh, basis
data pelanggan akan berisi nama setiap pelanggan, alamat, transaksi masa lalu,
dan bahkan demografik dan psikografiknya (kegiatan, minat, dan opini) dan itu
hanya sebagian contoh. Bukannya mengirimkan setumpuk surat tentang tawaran baru
kepada setiap pelanggan dalam basis datanya, perusahaan itu akan menilai para
pelangannya yang berbeda-beda menurut waktu terbaru, frekuensi, dan nilai
moneter pembelian mereka. Perusahaan tersebut akan mengirimkan tawaran itu
hanya kepada para pelanggan yang nilai (skor)-nya paling tinggi. Selain
menghemat beban pengiriman surat, tindakan itu akan sering mendapatkan tingkat
tanggapan digit ganda (diatas 10%)
Perusahaan-perusahaan menyimpan data itu ke gudang data, sehingga data
itu mudah diakses oleh para pengambil keputusan. Lebih dari itu, dengan
mempekerjakan analisis yang terampil di bidang metode statistic yang canggih ,
perusahaan tersebit dapat “menggali” data itu dan mengumpulkan wawasan yang
segar tentang sejumlah segmen pelanggan yang di sia-siakan, tren pelanggan
terkini, informasi bermanfaat lainnya. Informasi pelanggan tersebut dapat
dirujuk silang dengan informasi produk dan tenaga penjual sehingga dapat
menghasilkan wawasan yang lebih dalam. Untuk mengelola semua basis data yang
bermacam-macam itu secara efisien dan efektif, semakin banyak perusahaan
menggunakan perangkat lunak integerasi bisnis.
·
Sistem Intelijen Pemasaran
System pencatatan internal memberikan data hasil (result data) system intelijen pemasaran
memberikan data kejadian (happenings data).
System intelijen pemasaran adalah seperangkat prosedur dan sumber yang
digunakan oleh para manajer untuk memperoleh informasi harian mengenai
perkembangan di lingkungan pemasaran. Para manajer pemasaran mendapatkan
intelijen pemasaran (marketing
intelligence) dari buku, surat kabar, publikasi perdagangan, berbicara
dengan para pelanggan, pemasok, dan distributor, serta bertemu dengan manajer
perusahaan lain.
· APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN
DAN PENGELUARAN
1. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian
aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang
dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai
pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Apa sajakah dari empat aktivitas
dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
- Entri pesanan penjualan
Proses entri pesanan penjualan
mencakup tiga tahap:
-
Mengambil pesanan dari pelanggan
-
Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
-
Memeriksa ketersediaan persediaan
- Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus
pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan
yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
-
Mengambil dan mengepak pesanan
-
Mengirim pesanan tersebut
- Penagihan
dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus
pendapatan, melibatkan:
-
Penagihan ke para pelanggan
-
Memelihara data piutang usaha
- Penagihan
Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam
siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
-
Menangani kiriman uang pelanggan
-
Menyimpannya ke bank
Tujuan utama siklus pendapatan
adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat
dengan harga yang sesuai.
2. Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian
kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus
pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara
persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk
berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar
dalam siklus pengeluaran ?
a) Memesan barang,
Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus
pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
- Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering
disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini
didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah
biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
- Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
-
MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi
tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan
memperkirakan kebutuhan.
-
JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk
meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun
kekurangan persediaan.
b) Menerima dan
menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam
siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
- Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan
informasi:
-
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
- Memutuskan apakah menerima pengiriman
- Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Laporan penerimaan adalah dokumen
utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran,
laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk
tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima,
laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang
yang diterima.
-
Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus
pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.
- Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk
dibayar
- Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
BAB
III PENUTUP
A.
Kesimpulan
Dari pembahasan yang telah diuraikan tentang sistem informasi
akuntansi, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :
- Teknologi informasi berperan besar terhadap sistem
informasi akuntansi yang mana teknologi informasi tersebut mencakup
teknologi komputer (baik hardware maupun software) dan juga teknologi lain
yang mencakup aplikasi-aplikasi pembantu yang digunakan untuk memproses
informasi.
- Penggunaan sistem teknologi informasi dalam sistem
informasi akuntansi `
- meliputi fungsi sistem informasi, pemakai akhir
komputasi (end user computing), dan teknologi tanggap cepat.
Pengembangan
sistem informasi akuntansi dilakukan secara profesional baik secara intern ntuk
suatu perusahaan maupun secara ekstern sebagai konsultan.
